Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Proforma fatura düzenlemek için belgeye "Proforma Fatura" ibaresi, taraf bilgileri, ürün kalemleri, birim fiyat, teslim ve ödeme koşulları ile teklifin geçerlilik tarihi yazılıyor. Satış gerçekleşmeden önce hazırlanan bu belge için mevzuat bağlayıcı bir şekil şartı aramıyor; hazırlık Excel üzerinde de yapılabiliyor, ön muhasebe programının teklif ekranında da. Sebebi belgenin hukuki konumunda: Proforma, Vergi Usul Kanunu'nun tanıdığı bir fatura türü değil, teklif belgesi. Bu yüzden proforma fatura nasıl düzenlenir sorusu sürecin kolay tarafını oluşturuyor; dikkat isteyen aşama, teklif siparişe dönüştükten sonra başlıyor. Mal teslim edildiğinde alıcının durumuna göre e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura düzenlemek yasal bir yükümlülük.

Bir Bakışta Proforma Fatura ●      Nedir: Satış öncesinde sunulan bir teklif belgesi. Vergi Usul Kanunu'nun tanımladığı fatura türlerinden biri değil. ●      Vergisel sonucu: Muhasebe kaydına girmiyor, KDV ve gelir vergisi doğurmuyor. ●      Damga vergisi: Teklifname mahiyetinde sayıldığı için bu kağıttan damga vergisi alınmıyor. ●      Belgede aranan ibare: "Proforma Fatura", ihracat işlemlerinde "Proforma Invoice". ●      Geçerlilik süresi: Mevzuat bir süre belirlemiyor; uygulamada 7, 15 ya da 30 gün tercih ediliyor. ●      E-belge tarafı: GİB sisteminde proforma diye bir belge türü tanımlı olmadığından belge e-Fatura veya e-Arşiv Fatura olarak kesilemiyor. ●      Satış sonrası yükümlülük: Teslim ya da hizmet ifasından itibaren yedi gün içinde resmi fatura düzenlemek şart (VUK 231/5). ●      2026 haddi: 12.000 TL. Bu tutarı aşan satışlarda fatura düzenlemek zorunlu (588 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği). ●      Cezası: Belge düzenlenmediğinde ilk tespitte 17.000 TL özel usulsüzlük cezası çıkıyor.

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce satıcının alıcıya sunduğu ve fiyat, miktar, teslim ile ödeme koşullarını gösteren teklif belgesidir. Türkçede "ön fatura" ya da "teklif faturası" olarak da geçiyor, uluslararası ticarette proforma invoice adıyla kullanılıyor. Proforma fatura nedir sorusunun ticari hayattaki karşılığı ise şu: Satışın kendisini değil, satış ihtimalinin koşullarını belgeleyen bir metin.

Proformanın Hukuki Konumu

●      Kanuni tanım: Vergi Usul Kanunu'nun 229. maddesi faturayı, satılan mal karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı gösteren ticari vesika olarak tanımlıyor. Proforma bu tanımın dışında kalıyor.

●      Bağlayıcılığı: Henüz kurulmamış bir sözleşmenin teklif aşamasına ait olduğundan borç doğurmuyor, ödeme talebi içermiyor.

●      Zorunluluk: Düzenlenmesini şart koşan bir mevzuat hükmü bulunmuyor, kullanımı ise tamamen yasal.

Proforma Fatura Ne İşe Yarar?

Proforma fatura, satış öncesinde ticari koşulları yazılı hale getirmeye ve tarafların mutabakatını belgelemeye yarar.

Başlıca kullanım alanları şöyle:

●      İhracat teklifi: Alıcıya ürün, fiyat ve teslim şartlarını resmi bir formatta iletir.

●      Akreditif işlemleri: Açılacak akreditife (L/C) esas teşkil eder.

●      Gümrük ön hazırlığı: İthalatçının kendi ülkesinde ithalat izni almasını kolaylaştırır.

●      Banka işlemleri: Yurt dışına döviz transferinde işlemin gerekçe belgesi olarak istenir.

●      Kredi ve teşvik başvuruları: Planlanan harcamanın kanıtı olarak sunulur.

●      Kurumsal satın alma: Alıcının iç onay sürecini başlatmasını sağlar.

Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir? Adım Adım Kılavuz

Proforma fatura, hazır bir şablon üzerinde altı adımda düzenleniyor. Sıfırdan tasarım yapmak yerine hazır bir proforma fatura örneği üzerinden ilerlemek, hem zaman kazandırıyor hem de eksik alan riskini azaltıyor.

●      Başlığı yazın. Belgenin en üstüne "Proforma Fatura" ibaresi eklenir. Yurt dışı işlemlerde "Proforma Invoice" karşılığı da yer alır.

●      Numara ve tarih verin. Sağ üst bölüme proforma numarası ile düzenleme tarihi yazılır.

●      Tarafları tanımlayın. Sol üst bölüme satıcı ve alıcı unvanı, adresi, vergi bilgileri ve iletişim detayları girilir.

●      Kalemleri listeleyin. Gövde bölümünde ürün ya da hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı ve toplam tutarı tablo hâlinde sıralanır.

●      Ticari koşulları ekleyin. Teslim şekli (Incoterms), sevkiyat yöntemi, ödeme türü ve para birimi belirtilir.

●      Geçerlilik süresi ve onay alanı koyun. Teklifin hangi tarihe kadar geçerli olduğu yazılır, kaşe ve imza alanı bırakılır.

Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler

Proforma faturada bulunması gereken bilgiler, teklifin sınırlarını netleştiren temel kalemlerden oluşuyor.

●      Malın tanımı, cinsi ve miktarı

●      Birim fiyat, toplam tutar ve para birimi

●      Teslim şekli ile yükleme ve boşaltma yeri

●      Yükleme tarihi ve sevkiyat yöntemi

●      Navlun ve sigorta bedeli

●      Malların ağırlığı, ambalaj şekli ve koli sayısı

●      Menşe ülkesi

●      Ödeme koşulları ve banka bilgileri

●      Belgenin geçerlilik tarihi

Proforma Fatura ile Ticari Fatura Arasındaki Fark Nedir?

Proforma fatura ile fatura arasındaki fark, belgenin hangi anda düzenlendiğinde ve hangi hukuki sonucu doğurduğunda toplanıyor. Proforma satış kurulmadan önce koşulları bildiriyor, tarafları bağlamıyor ve her aşamada revize edilebiliyor. Ticari fatura ise teslim ya da hizmet ifasından sonra en geç yedi gün içinde düzenleniyor; bu andan itibaren belge muhasebe kayıtlarına ve KDV beyanına giriyor.

Aradaki en somut ayrım Türk Ticaret Kanunu'nun 21. maddesinde: Faturayı alan taraf sekiz gün içinde itiraz etmezse içeriği kabul etmiş sayılıyor. Proforma için böyle bir kabul karinesi işlemiyor.

Kriter	Proforma Fatura	Ticari Fatura
Düzenleme anı	Satış kurulmadan önce	Teslim ya da hizmet ifasından sonra, yedi gün içinde
Yasal statü	Teklif belgesi	VUK 229 kapsamında resmi belge
Muhasebe kaydı	Girmiyor	Giriyor
KDV	Doğmuyor	Doğuyor
Ödeme yükümlülüğü	Yok	Var
Hukuki sonuç	Kabul karinesi işlemiyor	TTK 21 uyarınca sekiz gün içinde itiraz edilmezse içerik kabul edilmiş sayılıyor
Mal sevkinde kullanım	Kullanılamıyor	İrsaliye ile birlikte kullanılıyor
İhracat işlemi	Beyannameye eklenmiyor	Gümrük Çıkış Beyannamesi ekinde yer alıyor
Elektronik ortam	e-Belge türü yok	e-Fatura / e-Arşiv Fatura

Proforma Fatura E-Fatura Olarak Kesilir mi?

Hayır, GİB sisteminde proforma diye bir e-belge türü tanımlı olmadığı için proforma fatura, e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura olarak düzenlenemez. Bu yüzden proforma fatura nasıl kesilir sorusunun yanıtı, e-dönüşüm ürünlerinin dışında kalıyor: Belge Word, Excel, PDF şablonu ya da ön muhasebe programının teklif modülü üzerinden hazırlanıyor.

Süreç şöyle ilerliyor:

●      Satıcı teklifini proforma olarak hazırlar ve alıcıya iletir.

●      Alıcı belgeyi kaşeleyip onaylarsa teklif siparişe dönüşür.

●      Mal ya da hizmet teslim edildiğinde resmi belge düzenlenir. Alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura kesilir.

●      Mal ihracatında ise fatura, Gümrük Çıkış Beyannamesi ekinde ihracat senaryosuyla düzenlenir.

Proforma Fatura Düzenlerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Proforma fatura düzenlerken en kritik nokta, bu belgenin resmi fatura yükümlülüğünü ortadan kaldırmamasıdır.

Proforma fatura düzenlerken dikkat edilmesi gereken diğer noktalar şöyle:

●      Süreyi mutlaka yazın. Proforma fatura geçerlilik süresi mevzuatta belirlenmiş değil; belgede tarih yoksa kur ve maliyet değişimleri satıcı aleyhine işleyebiliyor.

●      Vergiyi bilgi amaçlı gösterin. Proforma fatura KDV doğurmadığından, tutar gösterilecekse "bilgi amaçlıdır" notu eklenmeli.

●      Mal sevkinde kullanmayın. Proforma irsaliye yerine geçmez; sevkiyat için sevk irsaliyesi ya da e-İrsaliye gerekir.

●      Muhasebeye işlemeyin. Proforma fatura muhasebe kaydı oluşturmaz, gelir veya gider olarak yazılamaz.

●      7 günü kaçırmayın. Teslimden sonra süresinde fatura düzenlenmezse, 2026'da ilk tespitte 17.000 TL özel usulsüzlük cezası gündeme gelir.

Not: Proforma fatura damga vergisi açısından da rahat bir belge. Teklifname mahiyetinde sayıldığı ve teklifnameler 1 Ocak 2005'ten itibaren Damga Vergisi Kanunu'na ekli (1) sayılı tablodan çıkarıldığı için vergiye tabi tutulmuyor. Ancak karşılıklı imzalanarak akit niteliği kazanan kağıtlar ayrı değerlendiriliyor.

Turkcell e-Şirket ile Tekliften Faturaya Tek Panelden İlerleyin

Proforma aşaması bittiğinde asıl yükümlülük başlıyor: Doğru belgeyi, doğru sürede, GİB uyumlu biçimde düzenlemek.

●      Turkcell e-Şirket'in e-Muhasebe, e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye çözümleri tek hesap ve tek panel üzerinden çalışır; teklif onaylandığında aynı veri tekrar girilmeden resmi belgeye dönüşür.

●      Bulut tabanlı altyapı sayesinde belgelerinizi internete bağlı her cihazdan düzenleyip saklayabilirsiniz.

Ayrıntılı bilgi almak için Turkcellesirket.com adresini ziyaret edebilir ya da 0850 277 77 72 numaralı çağrı merkezinden bize ulaşabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Proforma Fatura Ne Demek?

Proforma fatura ne demek diye sorulduğunda en kısa karşılık "ön fatura" oluyor. Latince "usul gereği" anlamına gelen proforma, satış öncesinde düzenlenen ve teklif niteliği taşıyan belgeyi ifade eder. Resmi bir mali belge değildir.

Proforma Fatura Kaç Gün Geçerlidir?

Proforma fatura kaç gün geçerlidir sorusunun mevzuata dayalı bir yanıtı yok; süreyi satıcı belirler. Uygulamada 7, 15 veya 30 gün yaygın. Dövizli işlemlerde kur riski nedeniyle daha kısa süreler tercih ediliyor.

Proforma Fatura Resmi Fatura Yerine Geçer mi?

Hayır. Proforma, ticari fatura yerine geçmez ve fatura düzenleme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Mal teslimi ya da hizmet ifasından sonra en geç 7 gün içinde ayrıca resmi fatura düzenlenmesi gerekir.

Proforma Faturada KDV Gösterilir mi?

Gösterilebilir, ancak yalnızca bilgi amacıyla. Belge resmi nitelik taşımadığı için KDV tahsil veya beyan edilmez. Alıcının toplam maliyeti görebilmesi adına tutar eklenecekse, tahmini olduğu belirtilmelidir.

Proforma Fatura Muhasebe Kaydına Girer mi?

Hayır, proforma belgeler muhasebe kayıtlarına işlenmez. Gelir ya da gider olarak dikkate alınmaz, beyannamelere yansımaz. Yalnızca teklif ve sipariş takibi amacıyla arşivlenir.

Proforma Fatura İptal Edilebilir mi?

Evet. Proforma fatura iptali için resmi bir prosedür bulunmuyor; belge bağlayıcı olmadığından satıcı yeni bir teklif hazırlayarak öncekini geçersiz sayabiliyor. Muhasebe kaydı doğmadığı için düzeltme işlemi de gerekmiyor.

Proforma Fatura ile Mal Sevk Edilebilir mi?

Hayır. Proforma, sevk irsaliyesi yerine geçmez. Malın sevki için sevk irsaliyesi ya da kapsamdaki mükellefler için e-İrsaliye düzenlenmesi zorunludur.

İhracatta Proforma Fatura Zorunlu mu?

Mevzuat açısından zorunlu değil, fakat uygulamada neredeyse her işlemde kullanılıyor. İhracatta proforma fatura; akreditif açtırma, ithalat izni ve ödeme teyidi aşamalarında talep ediliyor. Gümrük beyannamesinin yerine ise geçmiyor.

Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır. İşletmenize özel yükümlülükler için mali müşavirinize ya da GİB'in güncel tebliğlerine başvurmanız önerilir.